導入事例

　亀田氏：2020年は展示会業界にとって大きな影響を受けた1年でした。東京ビッグサイトでも2月以降、ほとんどの展示会が中止・延期となり、さらに4月の緊急事態宣言を受けて、一時、閉館を余儀なくされました。もちろん開業以来、初めてのことです。さらに、東京2020オリンピック・パラリンピックの国際放送センター、メインプレスセンターとして利用が予定されており、そちらの延期にも対応しなければなりませんでした。
　2020年9月以降、展示会も再開できるようになりましたが、政府・東京都の基本方針や日本展示会協会によるガイドラインを基に「展示会等における新型コロナウイルス感染防止のための対応指針」を策定したり、イベントの制限に合わせた運営の対応に追われたりしました。お客さまからの情報確認や、展示会運営方法などをどう適切に行っていけばいいか、営業担当、施設管理のスタッフ、みんなが試行錯誤で業務に奔走した１年であり、現在もその状態は続いています。
　展示会は出展企業にとっても業績を大きく左右する商談の場です。中止なのか、延期なのか、また、開催の場合のガイドラインはどうなっているのかなど、情報収集とその対応に追われたことと思います。展示会産業は主催者、出展企業だけではなく、展示ブースを企画・運営する企業、施工・設営する企業、飲食、清掃、警備、スタッフ派遣など関連する裾野が広い産業でもあります。展示会の中止・延期はさまざまな事業者に大きな影響を与えます。時に情報は二転三転することもあり、それだけに、われわれにも展示会主催者との緊密なコミュニケーションが求められました。
　企画広報課としては情報発信のツールでもあるウェブサイトの管理のほか、営業担当や施設管理スタッフの後方支援として、いち早く情報をキャッチし、共有する必要があります。特に、毎朝の情報のクリッピング作業はコロナ禍では重要な業務の一つでした。

　星氏：コロナ禍で社員間の情報収集・共有の重要性が高まるなか、企画広報課も緊急事態宣言を受けてテレワークに移行せざるを得なくなりました。以前のクリッピング作業はアナログ作業のため、テレワークではできません。日課として業界紙を含めて新聞10紙に目を通し、関係記事をピックアップしてまとめており、毎朝2～3人で1時間30分ほどの作業時間がかかっていました。テレワークではできず、コロナ禍以降は交代で出社していましたが、作業人数は1人に限定されるため、かなり負担は増していました。
　以前から効率の悪さは課題になっていたのですが、今回、テレワークの推進をきっかけに、テレワークでもクリッピング作業ができるスマートクリップを導入することにしました。他社の情報サービスとも比較検討し、スマートクリップが情報も見やすく機能も豊富なため、導入に踏み切りました。